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Sistema Integrado de Gestión

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¿Qué es SIG?

El Sistema Integrado de Gestión (SIG), es una herramienta que tiene como finalidad orientar, fortalecer, direccionar y alinear los Sistemas de Gestión de manera conjunta con la dirección estratégica de la Universidad, promoviendo y facilitando la mejora continua y la transparencia en la gestión, así como la satisfacción social en la prestación de los servicios educativos.

¿Cómo está conformado el SIG?

Aseguramiento de calidad de programas académicos e Institucionales

¿Qué es? Es el conjunto de acciones definidas por el marco normativo vigente que se articulan por medio de políticas y procesos diseñados, con el propósito de asegurar la calidad de la Institución y de sus Programas Académicos. Promoviendo de manera permanente los procesos de autoevaluación, auto regulación y mejoramiento de las labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales y de extensión, contribuyendo al avance y fortalecimiento de la comunidad y sus resultados académicos, bajo principios de equidad, diversidad, inclusión y sostenibilidad.
Responsable La oficina de Gestión y Aseguramiento de la Calidad tiene a su cargo el proceso de autoevaluación institucional para acceder a la acreditación institucional de programas, coordinar los procesos de trámite de nuevos registros calificados, renovación de los mismos, inactivación y cierre de programas académicos.
Normatividad aplicable

Se rige a partir de normas expedidas por el Ministerio de Educación Nacional y los demás actores del Sistema de Aseguramiento la Calidad de la Educación. https://www.mineducacion.gov.co/portal/Normatividad/

Informe de Revisión por la Dirección

Ver Indformes de Revisión por la Dirección 

Sistema de Gestión de Calidad

La Universidad del Quindío, mediante su sistema Integrado de Gestión, está comprometida con la calidad y el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos y la satisfacción de las expectativas de los usuarios, por Io cual implementa prácticas de auto control, auto evaluación, transparencia y responsabilidad social, apoyada con talento humano competente, comprometido y respetuoso de Io público, y el óptimo manejo de los recursos del estado; contribuyendo al cumplimiento de los fines esenciales de la educación superior, fundamentados en la docencia, la investigación, la extensión y desarrollo social.

¿Qué es? Es el conjunto de elementos que le permite a la universidad planear, ejecutar, monitorear y mejorar las actividades necesarias para el cumplimiento de su misión y objetivos mediante el establecimiento de políticas y procesos que permitan ofrecer productos y servicios que satisfagan los requisitos internos y externos del cliente, el cumplimiento de los legales y reglamentarios aplicables, así como proporcionar confianza a estos clientes y sostenibilidad a la institución. Es el sistema base para la implementación de los otros servicios de gestión
Responsable La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo lidera el  mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, soportado con un equipo de líderes que se encargan de dinamizar y transmitir el sistema en cada uno de los macroprocesos.
Normatividad aplicable
  • NTC-ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
  • Política de Calidad (Resolución de Rectoría No. 1900 del 10 de junio de 2016. Por medio de la cual se actualiza la política y objetivos de calidad de la Universidad del Quindío)
  • Manual de calidad

Informes de Revisión por la Dirección

 Ver Informes de Revisión por la Dirección

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

La Universidad del Quindío, asume la responsabilidad de proteger la salud y la seguridad de todos los trabajadores independientemente de su vinculación laboral en los diferentes ambientes de trabajo, por tanto mantiene unas condiciones seguras y saludables en los lugares de trabajo. El responsable asignado por la Institución para liderar el desarrollo de/sistema de seguridad y salud en el trabajo, cuenta con el apoyo de la alta dirección, el COPASST y los trabajadores en general, mediante el compromiso de los mismos con las actividades de seguridad y salud en el trabajo.

¿Qué es? Es un mecanismo que tiene como fin prevenir las lesiones y enfermedades causadas por las malas condiciones de trabajo. Protege a los trabajadores promocionando la salud. Su objetivo es mejorar las condiciones laborales y el ambiente de trabajo para proteger el bienestar de sus trabajadores. Lo que se pretende conseguir a la hora de desarrollar una mejora continua, se anticipa a todos los riesgos que puedan afectar a la seguridad o a la salud de los trabajadores, esto se lleva a cabo evaluándolos y controlándolos
Responsable El área de Gestión Humana coordina el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo-SGSST, con responsabilidad en su implementación y mantenimiento de todos los trabajadores de la institución
Normatividad aplicable
  • Decreto 1072 de 2015 libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6 (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo).
  • Resolución 0312 de 2019. Por la cual se definen los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST
  • Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (Resolución de Rectoría No. 3 0 8 1 del 5 de mayo de 2017. Por medio de la cual se establece la política de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad del Quindío)
  • Manual de calidad del SG-SST

Sistema de Gestión de Laboratorios

¿Qué es?

Orienta la aplicación y seguimiento al cumplimiento de requisitos para:

  • Ensayos, calibraciones y sistema de gestión a partir de la  NTC-ISO/IEC 17025, dentro del compromiso institucional con la calidad de los productos y servicios ofrecidos por laboratorios con venta de servicio que se encuentren dentro del alcance establecido;  demostrando que técnicamente son competentes y que generan resultados técnicamente válidos que generan satisfacción de los  grupos de interés internos y externos.
  • La calidad y la competencia laboratorio clínico del Centro de Investigaciones Biomédicas con base en la NTC/ISO 15189, herramienta que a nivel global se ha establecido para aportar al sector sanitario la confianza en el análisis de las  muestras biológicas de origen humano.
Responsable  
  • El liderazgo del Sistema de Gestión de Calidad, está a cargo de la Vicerrectoría de Extensión y Desarrollo Social con la  implementación y fortalecimiento en  Laboratorios con venta de servicio que se encuentren dentro del alcance establecido.
  • El liderazgo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la NTC/ISO 15189, está a cargo de la dirección del laboratorio clínico del Centro de Investigaciones Biomédicas, el cual está adscrito a la Vicerrectoría de Investigaciones.
Normatividad aplicable
  • NTC-ISO/IEC 17025  Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.
  • NTC/ISO 15189. Laboratorios clínicos. Requisitos generales para la calidad y la competencia.

Responsabilidad Social

¿Qué es? Es una buena práctica de gestión que muestra el compromiso de la Universidad con acciones voluntarias que permiten la sostenibilidad de la armonía del planeta, acordes con los principios éticos mundialmente establecidos.   Su implementación garantiza valor agregado para los clientes y partes interesadas en las áreas laborales, ambientales y sociales al desarrollo de la sostenibilidad y la conciencia sobre el impacto que las decisiones institucionales tendrán en la sociedad en el futuro.
Responsable La Vicerrectoría de Extensión y Desarrollo Social delega funcionario para liderar las actividades de implementación y fortalecimiento.
Normatividad aplicable La institución para obtener el Sello o Certificado en Responsabilidad social es evaluada en 8 áreas de interés a través de la herramienta DiagnosticaRSE que se aplica con acompañamiento de la Corporación Fenalco Solidario.

Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información

¿Qué es? Comprende prácticas destinadas a implementar, verificar, mantener, mejorar y preservar la protección de los activos de información de la Universidad con el fin de minimizar los riesgos por pérdida de confidencialidad, indisponibilidad o integridad de la información
Normatividad aplicable
  • NTC-ISO/IEC 27001:2013. Sistema de Gestión de Seguridad de Información. 
  • Modelo se Seguridad y Privacidad de la Información de MINTIC

Sistema de Gestión Ambiental

¿Qué es?

Es un proceso transversal a todas las instancias de la universidad   que facilita el  control de  todas las actividades, servicios y productos que pueden causar algún impacto sobre el medio ambiente y  conlleva a minimizar todos los impactos ambientales que generan su operación, es decir logra la sostenibilidad ambiental.

El Área de Planeación Física es la responsable de coordinar  los lineamientos que permitan hacer operativo el Sistema y la mesa ambiental permanente es el  equipo de trabajo interdisciplinario que, vela por la aplicación, implementación y puesta en marcha de todas aquellas actividades tendientes al cumplimiento de la política ambiental, así como del seguimiento y evaluación de los programas y procedimientos para la respectiva actualización.

Normatividad aplicable Se rige a partir de normas expedidas a por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la NTC ISO 14001:2015. Sistemas de gestión ambiental – Requisitos con orientación para su uso.
Política Ambiental

Consultar el Acuerdo del Consejo Superior No. 060 del 11 de abril de 2018. Por medio del cual se formula y adopta la política ambiental de la Universidad del Quindío).  

Programa de Protección de datos

Se define la palabra ordenanza como una regla o ley establecida en una organización o comunidad para la regulación y control de la misma, una vez es aprobada o prevista por una autoridad superior. La máxima autoridad, generalmente una legislación o algún otro ente gubernamental, establece el grado de control que las ordenanzas pueden ejercer, por lo que se puede afirmar que las ordenanzas están subordinadas a la ley.

¿Qué es?

Mecanismo que busca proteger los datos personales que se manejan en la institución, disponiendo para ello  medidas apropiadas y efectivas de acuerdo a la normatividad expedida por el estado para tal fin y haciendo   uso de dichos datos en  la institución para lo que expresamente autorizan las personas con consentimiento previo.

Normatividad aplicable
  • Ley 1581 de 2012.  Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013, 1074 de 2015, entre otros.
  • Resolución de Rectoría No.  4156 del 7 de marzo de 2018. Por medio de la cual se formula y se adopta política de tratamiento de datos de La Universidad Del Quindío.

Mapa de procesos?

 
MAPA PROCESOS 2021
Descargar
Nombre:
MAPA DE PROCESOS.pdf 0.38Mb 13/08/2021
Descripción:

MAPA DE PROCESOS


Conceptos relacionados con la documentación del SIG

Anexo

Información adicional adjunta al final de un documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Puede incluir formatos, guías, diagramas u otros documentos relacionados.

Caracterización

Documento que describe las características generales del macroproceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.

Código

Conjunto de letras y números que permiten identificar un documento en forma particular.

Especificación Técnica

Documento que describe los requisitos técnicos que deben cumplir un producto, un proceso o un servicio, así como los métodos a utilizar en su verificación.

Formato

Documento (forma) utilizado para registrar datos e información de la ejecución de actividades descritas en cualquiera de los siguientes documentos: procedimientos, lineamientos, planes, programas, manuales, instructivos, guías. Puede utilizarse en medio digital o impreso.

Guía

Documento que orienta, brinda parámetros, recomendaciones o establece pautas de acción de manera específica para el desarrollo de temas dentro de un proceso o procedimiento.

Informe

Es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas y presentes y en algún caso de hechos visibles, partiendo de datos ya comprobados.

Instructivo

Es un documento que explica el paso a paso de una actividad que se encuentra documentada en un procedimiento.

Lineamiento

Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas asociadas a un tema, proceso o método en particular. Características: Son de obligatorio cumplimiento, dan pautas para la toma de decisiones, incluyen definiciones.

Manual

Documento que contiene de forma explícita, ordenada y sistemática, información sobre objetivos, políticas, atribuciones, así como acuerdos necesarios, condiciones de calidad y requisitos para la ejecución de un trabajo, teniendo un marco de referencia específico, por ejemplo: funciones, contratación, tecnología, entre otros.

Manual de Calidad

Documento que describe un Sistema de Gestión, el cumplimiento de los requisitos de acuerdo a la norma aplicable.

Normograma

Documento en el cual se registran los requisitos legales aplicables que debe cumplir un proceso (Leyes, Decretos, Circulares, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones) y otros documentos (normas técnicas, de calidad, manuales de equipos, de laboratorios, de proveedores, entre otros) aplicables para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

Otro Documento

Documentos asociados al proceso pero que no se encuentran clasificados en ninguna categoría de la pirámide documental y que por su contenido, información o relevancia por ocasión, contienen datos o evidencia de actividades.

Plan

Herramienta de gestión que organiza y orienta estratégicamente las acciones para un periodo determinado de una entidad, un sistema de gestión, macroproceso o proceso para alcanzar los objetivos y metas acordes a un Plan de Desarrollo.

Plan de Emergencia y Contingencia

Documento en el que se definen la política, organización, métodos y procedimientos específicos para la preparación y respuesta ante una situación de emergencia.

Plantilla

Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como acuerdos, resoluciones, caracterizaciones, procedimientos. Al diligenciarse se convierte en un registro que proporciona evidencia de una actividad.

Política

Documento que define directrices o declara intenciones generales y orientaciones de alto nivel requeridas por un estándar o norma.

Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, describe de forma secuencial o paso a paso las actividades de un proceso. Involucra el objetivo, alcance, las normas y las condiciones o criterios para su ejecución.

Proceso

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Programa

Documento que establece el conjunto de actividades para asegurar el cumplimiento de los objetivos ambientales y de Seguridad y Salud en el Trabajo y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

Protocolo

Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos o eventos institucionales o un proceso de actuación científica, técnica, médica, entre otros.

Punto de Control

Son las decisiones importantes que deben ser tomadas en cuenta en una actividad de procedimiento, donde la calidad del servicio o producto puede ser afectada desfavorablemente, y en consecuencia el objetivo del proceso o procedimiento.

Registro

Documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Reglamento

Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma superior, el funcionamiento de una entidad, de un servicio o cualquier actividad.

Certificados y Acreditaciones

Acreditación Institucional de Alta Calidad

 

Res.MEN 3902

Laboratorio de Aguas


Res.IDEAM laboratorio de aguas

Laboratorio Parasitología


Res.ONAC laboratorio parasitología 

Logo de acreditación

laboratorio de aguas laboratorio de parasitología

¿Cómo realizar la búsqueda en el SIG?

Para realizar la búsqueda de procesos, procedimientos, caracterizaciones y formatos en el Sistema Integrado de gestión deberá tener en cuenta la siguiente información: 

Intraweb SIG– Control de Documentos Tipos de documentos en Intraweb SIG – Control de Documentos ¿Cómo realizo la búsqueda Intraweb SIG – Control de Documentos?

Es un componente colaborativo que permite apoyar procesos de aseguramiento de la calidad de acuerdo a la normatividad ISO, el cual se encuentra integrado al gestor de información Intraweb.


Con este componente la Institución podrá realizar el control de sus documentos internos de calidad, permitiendo disponer usuarios de información oportuna y centralizada garantizando el acceso a versiones vigentes y controladas bajo una estructura de procesos y macroprocesos institucionales.

  • Procedimiento 
  • Instructivo 
  • Formato 
  • Guía 
  • Otro Documento 
  • Planes 
  • Protocolo 
  • Ficha Técnica de Indicador 
  • Manual 
  • Caracterización 
  • Normograma 
  • Riesgos
  •  
Búsqueda rápida: Ubique los filtros de búsqueda, opción: Búsqueda rápida > Luego ingrese el nombre o código del documento y haga clic en el botón buscar para recuperar el documento de su interés.

Búsqueda avanzada: Ubique los filtros de búsqueda y haga clic en el enlace > Búsqueda avanzada. El sistema mostrará las diferentes opciones mediante las cuales podrá combinar información, por último, haga clic en el botón buscar para recuperar el documento de su interés.

Árbol de documentos: Ubique el botón Árbol de contenido y navegue en la estructura de procesos hasta encontrar el documento de su interés.

Mapa de procesos: Ubique el botón: Mapa de Procesos y navegue en la estructura de los procesos que genera el sistema de forma general hasta encontrar el proceso de su interés, haga clic en el y recupere el documento desde la lista que arroja el sistema como resultado.

Ayuda de navegación en el SIG

 

  • Ir a Documentos SIG
  • Ir a Administrativos
  • Ir a Transparencia

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Fecha de publicación 29/11/2019
Última modificación 11/10/2022
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