Archivo General de la Nación da por finalizado Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con la Uniquindío
Por: Augusto Misse Ariza - Ofac UQ
Después de realizar un análisis al Sistema Integrado de Conservación SIC, se pudo constatar por la entidad rectora de la archivística nacional que la Universidad del Quindío “ha ejecutado las actividades de implementación del SIC según cada uno de los programas específicos del plan de conservación y teniendo en cuenta el cronograma para cada uno. Así mismo, se observó el plan de preservación digital descrito por la universidad.”
La subdirectora del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Adela del Pilar Díaz Acuña, manifestó en documento enviado a la institución universitaria el pasado 22 de noviembre, que, en conclusión: “se da por superado el hallazgo. Se le reitera a la entidad que debe seguir garantizando la implementación del sistema y de cada uno de sus programas específicos, lo que a la postre le permitirá contar con un acervo documental debidamente conservado, custodiado y preservado.”
La entidad nacional pondera los esfuerzos y el trabajo conjunto del Área de Gestión Documental uniquindiana al tiempo de reconocer el compromiso institucional con las labores de inspección y vigilancia: “…el Grupo de Inspección y Vigilancia del Archivo General también se permite informar que la Universidad del Quindío, ha finalizado y ha dado cumplimiento a cada una de las actividades y tareas programadas en su Plan de Mejoramiento Archivístico, suscrito el día 14 de diciembre de 2018. Asimismo, la entidad surtió las etapas de inspección y vigilancia lo que permitió evidenciar el desarrollo de los procesos archivísticos que conformaban a su vez toda la gestión documental de la universidad.”
Finaliza el reconocimiento del Archivo General de la Nación, destacando el trabajo conjunto del Área de Gestión Documental y la Oficina de Control Interno “para el cumplimiento de la función archivística del estado y la ejecución de todas las actividades relacionadas con las acciones de autocontrol”. Agrega: “Sea esta la oportunidad, para manifestar a la Universidad del Quindío, nuestro reconocimiento por todas las acciones realizadas en pro del desarrollo de la conservación y preservación del patrimonio documental que posee, lo cual redundará en garantizar la memoria histórica de nuestro país.”
Maribel Arias Zapata, líder del área de Gestión Documental explicó que “El cierre del Plan de Mejoramiento archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación, es el resultado de un conjunto de procedimientos, acciones, de metas trazadas y orientadas de manera planeada y organizada, para corregir debilidades documentales y fortalecer toda la parte archivística de la Universidad, donde participaron los estamentos académico y administrativo” agregó: “El levantar el plan de mejoramiento archivístico para la Universidad, significa una responsabilidad aún más grande que cuando se trabajaba para superarlo, por la implementación y seguimiento que se debe continuar a cada uno de los sistemas y cada uno de los programas. De ello dependerá que la universidad pueda dar cumplimiento y garantizar que se conserve el patrimonio documental de la institución mediante las reglas y principios generales que regula la función archivística con el fin de facilitar, promover la consulta y aprovechamiento público de la información.”
Enfatizó que para la Universidad del Quindío “como institución de Educación Superior pública, acreditada en alta calidad, el cierre del PMA se convierte en un compromiso de mejoramiento continuo, tendiente a la organización, conservación y preservación de la gestión documental ante la entidad rectora de la política archivística del país, como lo es el Archivo General de la Nación.”
De igual manera destacó el trabajo conjunto realizado al interior de la Institución para sacar adelante este importante logro archivístico, el apoyo y confianza brindada durante estos 7 años por parte del señor Rector a los integrantes del Comité de Gestión Documental ahora Comité Institucional de Gestión y Desempeño, así como al equipo de trabajo del área de Gestión Documental, por el compromiso adquirido desde el momento en que se suscribió el plan de Mejoramiento Archivístico; junto a la Oficina de Control Interno que en el marco de sus funciones, realizó seguimiento a cada una de las acciones administrativas y técnicas encaminadas a subsanar los hallazgos de acuerdo a la normativa vigente en materia archivística.
Fecha de publicación 14/12/2021
Última modificación 14/12/2021