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¿Qué es un plan de desarrollo?
Un plan de desarrollo es el resultado del primer momento en el ciclo de la gestión (planificación, organización, ejecución y evaluación) en la que una organización o institución decide qué quiere lograr (cuáles son sus prioridades, objetivos y metas) y qué necesita hacer para alcanzar las metas que se propone (cuál será su estrategia para la acción). La planificación es básicamente la reflexión que antecede la acción.
El segundo momento del ciclo de la gestión es la organización de los recursos, para actuar con eficiencia y eficacia. Vienen después los momentos de la ejecución del plan y de su evaluación (control, monitoreo y seguimiento durante la ejecución para realizar ajustes; y evaluación final al concluir el plan o proyecto).
¿Por qué es importante el plan de desarrollo en una organización?
El plan es un instrumento que sirve para canalizar el entusiasmo, esfuerzos y aspiraciones compartidas por todos los miembros de una institución. A través del plan se orientan los recursos humanos, técnicos y financieros, al servicio de un propósito compartido y un futuro deseado. Además, el plan analiza el contexto y las situaciones que la organización debe enfrentar y abordar para ser efectivos en sus propósitos.
En la Universidad del Quindío se viene trabajando en la formulación del Plan de desarrollo. ¿Esto es importante?
Es muy importante porque la Uniquindío es una institución compleja, que tiene una misión social demasiado importante, que se centra en la formación de las personas y el desarrollo de la comunidad a través de tres ejes fundamentales: La docencia, la investigación y la extensión de sus servicios a quienes más lo necesitan.
¿Puedo yo participar en la formulación del plan? Tengo buenas ideas y las quiero aportar.
Todos los miembros de la institución podrán participar en la formulación del plan, a través de distintos mecanismos como talleres en las Facultades con estudiantes, docentes y administrativos; foros abiertos en la Página Web de la Universidad; buzones de consulta; encuestas y conversatorios. Cualquier persona que esté inquieta, que tenga aportes y los quiera comunicar, podrá utilizar cualquiera de estos mecanismos para participar.
¿Por qué es importante el medio ambiente externo (MAE)?
Las instituciones no actúan aisladas o encerradas en sí mismas: son sistemas abiertos que se relacionan con otras instituciones, comunidades y personas por fuera de la universidad. Los factores externos condicionan las posibilidades de actuación de una institución, propiciando oportunidades pero también creando amenazas o situaciones difíciles que hay que superar. Además, la misión social de la universidad está definida por la sociedad y comunidades a las que presta sus servicios. Por ende, la institución es un Sistema Abierto que recibe insumos externos y genera servicios hacia fuera
¿Qué se hará para que no se repitan los "desaciertos" del actual Plan de Desarrollo Institucional?
Se hizo un ejercicio de autoevaluación del PDI 1999 - 2004, para identificar aciertos y desaciertos. Los aciertos se deben preservar y repetir, haciéndolos incluso mejor. Si algo no resultó tan bien como se necesitaba, se debe identificar y plantear mejores formas de hacerlo. Esta autoevaluación se hizo para derivar "lecciones de aprendizaje", es decir, formas constructivas y propositivas de mejorar.
¿El método de planificación Forjando Futuro es adecuado para la formulación del Plan de Desarrollo 2005-2015?
Cada herramienta de planificación tiene sus propias posibilidades, limitantes y alcances. No hay una sola herramienta que satisfaga todas las necesidades de una institución tan compleja como lo la Universidad del Quindío. Por eso, es deseable que la formulación del PDI utilice diferentes herramientas de planificación.
Forjando Futuro es un método de planificación participativa y prospectiva muy potente que se creó para un doble propósito: la formulación de una visión a futuro y la construcción de acuerdos en organizaciones altamente complejas y diversas. Los resultados que dejó el taller Forjando Futuro "La Universidad del Quindío: desafíos, sueños y compromisos con la sociedad" es un insumo importante para la formulación del PDI de la Universidad, pero no es el plan. Sus resultados serán socializados ante toda la comunidad universitaria en un evento especial y pueden ser consultados por cualquier persona a través de la página Web de la Universidad. En esta página se explica el método y se colocarán todos los resultados del taller.
| La Oficina de Planeación y Desarrollo está respaldando todas las acciones para la formulación del PDI del período 2005-2015. Se conformó el Comité Asesor Universitario (CAU) con la participación de todos los sectores y estamentos universitarios, representados por delegados de cada Facultad, de los estudiantes, directivos, administrativos, ASPU y SINTRAUNICOL de la Universidad del Quindío. El CAU tiene la tarea de orientar el proceso metodológico y las actividades de formulación del plan. |
El Plan de Desarrollo Institucional actual, se viene implementando desde el año 1999 y su vigencia termina en el año en curso (2004).
Para elaborar el nuevo plan, el Comité Asesor Universitario recomendó la realización de un ejercicio de autoevaluación del PDI 1999-2004, analizando todas sus fases (formulación, ejecución y evaluación), para detectar los aciertos y desaciertos de esta experiencia de gestión universitaria, a fin de derivar lecciones de aprendizaje para la formulación del nuevo PDI que entrará en vigencia el a partir del primero (1) de enero del año 2005.
TALLER DE AUTOEVALUACIÓN CUALITATIVA DEL PDI 1999-2004
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
Síntesis de resultados
Mayores aciertos y desaciertos en la Formulación, Ejecución y Evaluación del Plan.
FASE DE FORMULACIÓN |
MAYORES DESACIERTOS |
MAYORES ACIERTOS |
| 1. Faltó priorización y exageró en el número de programas y proyectos.
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1. Proyectó el norte de la Universidad y organizó un cuerpo de políticas y principios.
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| 2. No tuvo en cuenta el presupuesto disponible, careciendo de Plan Plurianual (presupuesto).
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2. Fue muy participativo y logró una construcción colectiva.
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| 3. No definió un método de cuantificación (no es medible), careciendo de metas e indicadores. |
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| 4. La visión y misión de la Universidad no fueron bien definidas |
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| 5. No definió responsables de la ejecución. |
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FASE DE EJECUCIÓN |
MAYORES DESACIERTOS |
MAYORES ACIERTOS |
1. Faltó presupuesto: el plan no se ató al presupuesto y este fue insuficiente para
atender todos los proyectos y necesidades. |
1. Desarrolló las políticas institucionales y ejecutó mucho de lo planeado. |
| 2. Su ejecución fue desordenada . |
2. Dio bases sólidas para la acreditación. |
3. No hubo la participación y compromiso
esperado de toda la comunidad; y las
personas no tenían claras (definidas) sus responsabilidades. |
3. Logró un avance tecnológico en la red de informática y procesos de sistematización . |
| 4. Se demoró 2 años para su difusión y faltó socialización en la comunidad universitaria |
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FASE DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y AJUSTES |
| MAYORES DESACIERTOS
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MAYORES ACIERTOS
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| 1. Careció de instrumentos que faciliten rendir la información.
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1. Se han realizado evaluaciones anuales del plan y de los planes de acción anuales |
| 2. La Oficina de Planeación y Desarrollo careció de liderazgo en el proceso.
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2. Despertó el interés de la comunidad por los resultados del plan.
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| 3. No se plantearon ni aprobaron ajustes al Plan durante su vida de 5 años |
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| TARJETAS DE "SALIDA"
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| "Como resultado de él, la Universidad se ha fortalecido".
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"Su seguimiento y evaluación fueron deficientes" |
ALCANCES Y MÉTODOS DE LA EVALUACIÓN DEL PDI 1999-2004
1. Alcance de la evaluación:
Derivar las lecciones aprendidas que generó el PDI 1999-2004 en tres (3) momentos que se consideran centrales a cualquier plan:
- Momento de la formulación del plan.
- Momento de la ejecución del plan.
- Momento de seguimiento, evaluación y ajustes del plan.
Puntos para analizar:
- ¿Cuáles fueron los aciertos de cada momento?
- ¿Cuáles fueron los problemas, desaciertos o puntos para mejorar de cada momento?
- Para cada momento, qué recomendaciones genera el equipo que formuló el PDI 1999-2004 al Comité Asesor Universitario y al ETB de la Oficina de Planeación y Desarrollo con el propósito de:
1) Repetir los aciertos y construir sobre ellos.
2) Incorporar acciones altamente efectivas en la formulación, ejecución, seguimiento y control del PDI 2005- 2015, tendientes a subsanar los desaciertos, problemas o dificultades del plan anterior.
2. Utilidad de la evaluación y análisis:
Los resultados que genere la evaluación, al ser atendidos y debidamente incorporados por el Comité Asesor Universitario & Equipo Técnico de Base de la Oficina de Planeación, contribuirán a que el PDI 2005-2015 que se formule sea más pertinente, sólido y viable.
3. Método de evaluación con el equipo que formuló el PDI 1999-2004:
Metaplán, a partir de las siguientes preguntas motivadoras:
- De cara al PDI 1999-2004, ¿cuál considera usted fue su principal acierto en su formulación, en su ejecución, en su seguimiento, evaluación y ajustes?
- De cara al PDI 1999-2004, ¿cuál considera usted fue su principal problema o desacierto en su formulación, en su ejecución, en su seguimiento, evaluación y ajustes?
El Comité Asesor Universitario (CAU) es un grupo conformado por representantes de las distintas Facultades de la Universidad del Quindio, de los Estudiantes, del Sector Administrativo, ASPU y SINTRAUNICOL. Las funciones del CAU son específicas para la Formulación y Ejecución del nuevo Plan de Desarrollo de la Universidad.
FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR UNIVERSITARIO PARA LA FORMULACIÓN DEL PDI
QUE?
Coordinar la participación de actores internos y externos. Servir como mediador, articulador y canalizador entre los diferentes actores que participen en el proceso |
Auscultar y tener en cuenta el sentir de la Comunidad Universitaria. |
| Identificar los imaginarios de la Universidad para este milenio |
Ser eje integrador entre Facultades y
entre estamentos de la Universidad
(bidireccionalidad),
para crear una conectividad y eficiencia Institucional, empleando mecanismos de integración más que normatividades.
También, creando los conductos para una eficiente articulación entre la planeación institucional y las diferentes Facultades y Dependencias
de la Universidad del Quindío. |
Facilitar la caracterización de la Universidad y la región. |
| Proponer elementos para construir Universidad y Región desde el PDI. |
| Construir procesos de enlace y gestión entre misión y visión en la Universidad del Quindío. |
| Producir y recomendar documentos de política institucional |
| Cristalizar las iniciativas de cada estamento, en términos de acreditación institucional. |
COMO?
| Establecer los elementos constitutivos del PDI. |
Determinar los procesos metodológicos pertinentes para la construcción y validación de cada elemento. |
| Inventariar la información necesaria para cada elemento, la fuente correspondiente y los instrumentos de recolección de dicha información. |
Validar las propuestas con la comunidad universitaria y realizar los ajustes pertinentes. |
| Sistematizar la información obtenida. |
Presentar propuestas que den cuenta de cada elemento previsto. |
| Establecer planes operativos que cubran todos los niveles para crear articulación en la ejecución del plan. |
Presentar la propuesta final a las instancias pertinentes para su aprobación. |
Debe ser propositivo y evaluativo en todas las etapas. |
Integrantes CAU
- JUAN CARLOS ARROYAVE ESPINOZA,
Representante de los Estudiantes ante el Consejo Superior.
- ALEXANDER CARDONA NARANJO,
Representante de los Estudiantes ante el Consejo Académico.
- GLORIA HERRERA VASCO,
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes.
- MARIA MERCEDES GONZÁLEZ DE S.,
Facultad de Ciencias de la Salud.
- ARLEY GÓMEZ LÓPEZ,
Facultad de Ciencias de la Salud.
- LUIS NEVIO JARAMILLO MACÍAS,
Facultad de Ciencias Agroindustriales.
- LUZ MARÍA MÁRQUEZ JARAMILLO,
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas y representante de ASPU.
- LUIS FERNANDO MARÍN RÍOS,
Facultad de Educación.
- ALFREDO MURILLO,
Facultad de Ingeniería.
- JORGE LUIS TORO OSORIO,
Facultad de Ciencias Básicas.
- CARLOS ARTURO MOLINA,
representante de SINTRAUNICOL.
- DIEGO ARIAS GÓMEZ,
Administrativo Plantas Piloto.
Integrantes del Equipo Técnico de Base (ETB):
- DIEGO GUERRERO CASTRO,
Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo
- MARCELINO E. GÁLVIS NIETO,
Asistente Oficina de Planeación
- NANCY AYALA TAMAYO,
Asistente Oficina de Planeación
- LUIS ENRIQUE MEDINA LÓPEZ,
Asistente Oficina de Planeación
- ADELINA AMÉZQUITA PALACIO,
Asistente Oficina de Planeación
- DANIEL URIBE RESTREPO,
Facilitador y Asesor
- YENNY VELÁSQUEZ ALZATE,
Asistente Organización y Métodos
- NATALIA JARAMILLO ROBLEDO,
Asistente Planeación Física
- RICARDO ZAPATA BELTRÁN,
Asistente Planeación Física
- ALBA INÉS PAREJA BOLÍVAR,
Docente
- GONZALO GARCÍA RIVERA,
Asistente Vicerrectoría Académica
Reunión del CAU y ETB para la formulación del Plan de Desarrollo Institucional (2005- 2015).
Todos los miembros de la comunidad universitaria están invitados a participar en los diferentes mecanismos de formulación del Plan de Desarrollo Institucional.
El Comité Asesor Universitario (CAU) junto con el Equipo Técnico de Base (ETB) se reúne todos los jueves a las 2:00 de la tarde para discutir todos los puntos de la agenda para la formulación del Plan de Desarrollo Institucional
El 12 de mayo se realizó el Taller de Auto-evaluación del PDI 1999-2004, mediante un ejercicio de metaplán que identificó los principales “Aciertos” y “Desaciertos o Dificultades” en cada una de las fases del plan (Formulación, Ejecución y Seguimiento & Evaluación), con el propósito de construir sobre los aciertos y corregir los desaciertos o dificultades al formular el nuevo Plan de Desarrollo Institucional.
El metaplán fue complementado el día 19 de mayo con un Grupo Focal de Discusión que generó las principales recomendaciones para la formulación del nuevo PDI. El metaplán fue facilitado por el Dr. Daniel Uribe Restrepo y el Grupo Focal de Discusión por el Dr. Gonzalo García Rivera de la Oficina de Planeación.
Los días 16, 17 y 18 del pasado mes de junio se realizóo el Taller “Forjando Futuro”: “La Universidad del Quindío: desafíos, sueños y compromisos con la sociedad”. La organización y dirección del taller estuvo a cargo de un Comité Organizador, integrado por 11 representantes de actores internos y externos del sistema universitario, orientado metodológicamente por un facilitador, el Dr. Daniel Alberto Uribe Restrepo. Este Comité tuvo por objetivo, garantizar todas las condiciones de éxito para la realización del taller Forjando Futuro.
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DOCUMENTO COMPLETO DEL PDI
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Correo electrónico:
pdi2005-2015@uniquindio.edu.co
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