REGLAMENTO

CONVOCATORIA

Articulo 1: “La Universidad del Quindío” sede Armenia, organizan y convocan a la II CONVENCION INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS denominada “LOS ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DE LA CALIDAD” Invitan  a la participación de la misma el Archivo Central de la Universidad del Quindío, la Fundación Ciencias de la Documentación de España, la Asociación Bonaerense de Archiveros de Mar de Argentina, y el Programa Ciencia de la Información y la Documentación.

Artículo 2:   La  II Convención Internacional de Archivistas se llevará a cabo en la ciudad de Armenia, Departamento del Quindío, República de Colombia, los días 23, 24 y 25 de septiembre de 2008. En las instalaciones de la Universidad del Quindío.

ORGANIZACIÓN DE LAS COMISIONES

Artículo 3: La II Convención será presidida por una Comisión Organizadora, compuesta por: un Presidente y Coordinadores, se dispondrá además de una comisión Evaluadora y una Comisión Honoraria.

Articulo 4: Las autoridades de la Convención mediante su Comisión Organizadora, dictan el presente Reglamento, su aplicación e interpretación de las actividades centrales y secundarias afines  a la misma, proporcionan las certificaciones oportunas, la promoción y divulgación de su desenvolvimiento y la publicación y presentación de trabajos.

Articulo 5:   La Comisión Organizadora tendrá por funciones y atribuciones todo lo referente a las tareas de la organización general de la II Convención.

Artículo 6:   Las Comisiones están integradas por los siguientes miembros:

Comisión Organizadora

Presidente:             Magíster ALBA PATRICIA HERRERA CARDONA
Jefe Correspondencia y Archivo Universidad del Quindío
Coordinadores:     Profesional  MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ
                                   Docente Universidad del Quindío
            Profesional GERARDO RAMÍREZ OROZCO
Asistente Proyección Social  Universidad del Quindío
            Especialista JOSÉ BESTIER PADILLA BEJARANO
            Docente Universidad del  Quindío

Comisión Honoraria      
                                 Doctor  ALFONSO LONDOÑO OROZCO
                                 Rector Universidad del Quindio
                                 Doctor JOSE RAUL VAQUERO PULIDO
                                 Presidente  Fundación Ciencias de la Documentación
                                 Doctor JULIO CESAR LOPEZ LOPEZ
                                 Gobernador Departamento del Quindío
                                 ALVARO ARIAS
                                 Director Archivo General de la Nación de Colombia
                                 Dra. ANA MARIA ARANGO
                                 Alcaldesa de Armenia          
                                              
Comisión Comité de Archivo   

           Doctora FRANCELINE BARRERO RENDÒN
Secretaria General Universidad del Quindio
Doctora  CLARA INES ARISTIZABAL ROA
Vicerrectora Administrativa Universidad del Quindio
Doctora. BLANCA NUBIA PEDROZA TORRES Representante Asesoría Jurídica
Universidad del Quindio
Doctora OLGA LILIANA PERDOMO NUÑEZ
Jefe Oficina Control Interno Universidad del Quindio
Doctor   GUSTAVO ADOLFO RINCÒN BOTERO
Jefe (e) Planeaciòn y Desarrollo
 Universidad del Quindio
                                               Dra. MARIA EUGENIA  BELTRAN FRANCO
Directora Centro de Proyección Social
Universidad del Quindio

Comisión Evaluadora:     Integrada por profesionales a nivel Nacional e                                                  Internacional
                                               Programa Ciencia de la Información y la Documentación
                                               Universidad del Quindío
Comisión de Colaboradora:
                                               JHON EDGAR GONZALEZ
                                               Director Centro de Publicaciones Universidad del Quindió
LUIS HORACIO BUITRAGO
Centro de Sistemas y Nuevas Tecnologías Universidad del Quindio
DIEGO HERNAN PRIETO TORRES
Centro Audiovisual  Universidad del Quindio
GUSTAVO AGUIRRE SALAZAR
Centro de Mantenimiento  Universidad del Quindio
LUZ MERY RINCON
Bienestar Universitario Universidad del Quindio
EDGAR JAVIER CARMONA SUAREZ
Aula Virtual Universidad del Quindio

Comisión de Comunicaciones:
                                                PRAXEDES ARISTIZABAL
Directora Programa Comunicación Social y Periodismo Universidad del Quindio
                                                OLGA VIVIANA CHICA AGUIRRE
                                                Comunicación Social y Periodismo
                                                Universidad del Quindio
                                                DOCENTES
Comunicación Social y Periodismo  Universidad del         Quindio
Comisión de Protocolo:
                                          GLORIA MUÑOZ CANO - SENA
                                                     
Comisión de Hoteleria y Turismo:
                                          SANDRA LLILIANA TOBON
Comisión de mercadeo:       
                                         ADAM VELASQUEZ ORTEGA

Todas aquellas personas que de una manera u otra presten sus servicios para el mejor desarrollo del evento.

NIVELES DE PARTICIPACION DE LA CONVENCION

Artículo 7: Serán participantes de la Convención, todos aquellos que se incluyan dentro de las siguientes categorías:

a) Ponentes: Serán todos aquellos participantes que presenten trabajos de su autoría.

b)  Invitados: Notorias y acreditadas personalidades nacionales e internacionales de reconocida capacidad académica, dispuestas a participar en el evento. Estas podrán presentar y/o exponer trabajos de su autoría.

c)  Asistentes: Serán todos los exceptuados anteriormente en los incisos a) y b), que se inscriban en la Convención.

 d) Estudiantes Pregrado: Todos los participantes que acrediten su condición mediante certificado expedido por autoridad competente.

Artículo 8: PREINSCRIPCIONES

Se harán a través de la página Web del evento www.uniquin.org/convencion plazo límite julio 31 de 2008.

INSCRIPCIONES

Se admitirán a través de correo electrónico o pueden ser descargadas de la dirección www.uniquin.org/convencion .

EJES TEMATICOS

Artículo 9: La Convención desarrollará los siguientes ejes temáticos:

El reto de las entidades frente a la calidad.

La  administración y liderazgo en un proyecto de calidad enfocado a  las unidades de información.

Nuevos estándares de calidad en documentos digitales.

El aseguramiento de la calidad y la normatividad

Tácticas de gestión y su incidencia en los archivos.

Ventajas de la implantación de un sistema de calidad en los archivos

La recuperación de la información frente de la Norma ISO 9001:2000

METODOLOGIA

Artículo 10: La Convención se desarrollará a través de tres modalidades de presentación con expositores de Colombia e invitados especiales de otros países según determinación de Comisión Organizadora

a) Conferencia Magistral: Exposición oral sobre el tema central del evento.

b) Ponencias: A través de la exposición oral de los ejes temáticos, con el objetivo de compartir experiencias y valorar las conclusiones, cuya evaluación estará a cargo de la comisión evaluadora.

c) Póster: Presentación gráfica  de trabajos que exponen una investigación, proyectos y/o experiencia de los ejes temáticos de la Convención  cuya evaluación estará a cargo de la Comisión Evaluadora.

Artículo 11: La exposiciones orales y gráficas de los trabajos estarán programadas y se desarrollarán en el día y horario estipulado.

Artículo 12: El desarrollo de las exposiciones estará coordinado y tendrán por autoridad a un Relator-Moderador

Artículo 13: El Relator-Moderador, al término de cada presentación de los expositores, dirigirá el debate y dará lugar a preguntas y respuestas, para luego elaborar las conclusiones del Panel incluyendo las propuestas presentadas.

Artículo 14: Las memorias de la Convención serán entregadas en formato digital  por parte de la organización.

REQUISITOS PARA PRESENTACION DE TRABAJOS

Artículo 15: La presentación de los trabajos de los participantes en cualquiera de sus modalidades se realizará en dos instancias: la primera, en un resumen y la segunda  el texto completo del trabajo. En ambos casos deberá tratarse de escritos originales.

1. Resumen.  Debe contener Título completo del trabajo en tamaño de letra Arial 12 y en negrilla, nombres y apellidos completos, correo electrónico de los autor(es), Institución o Empresa a la que pertenece, dirección, teléfono,  fax y uso de soporte  técnico, visitar www.uniquin.org/convencion  para bajar el formato de los resúmenes, Formato Word 98, fuente Arial 12, tamaño de hoja carta, en una sola cara, con margen superior de 3cm., margen inferior de 2cm., margen derecho de 4cm. y margen izquierdo de 2cm, con interlineado de 1,5. Los trabajos, podrán incluir figuras y citas bibliográficas y no deberá exceder las dos (2) páginas.  El autor indicará la categoría de participación para lo cual debe seleccionar una opción como ponente ó poster.

2. El Trabajo completo. Debe contener el título completo, nombre y apellidos completos, correo electrónico, Institución, representante o empresa a la que  pertenece, en tamaño de letra Arial 12 y en negrilla. Redactado en hoja tamaño carta, sobre una sola cara de la hoja, respetando margen superior de 3cm., margen inferior de 2cm., margen derecho de 4cm. y margen izquierdo de 2cm., con  interlineado 1,5. sin ningún formato especial (sin encabezados, pie de página, etc.), no deberá exceder de las 15 páginas.

Además, se debe tener en cuenta:

a: Los trabajos referenciados por sus autores como Póster o calificados por la Comisión Evaluadora en esta metodología de exposición, deberán cumplir con los siguientes requisitos: en la parte superior se colocará el Título, el autor y la institución,  el cuerpo del póster se deberá leer a una distancia de no menos de 1 metro. El material contenido en el mismo se dividirá en cinco partes como lineamientos básicos: introducción, material y métodos, resultados, discusión y conclusión. La superficie para la colocación de los mismos es de 1,50 mts. de alto por 0,80 mts. de ancho. Los carteles se colocarán el primer día de la Convención y serán expuestos según programación. Se indicarán horarios especiales para su discusión.

b) La estructura de presentación de los trabajos deberán llevar un orden lógico:
Introducción, objetivos, metodología, resultados y conclusiones.

c) La fecha límite de presentación y envío de resúmenes será hasta el 23 mayo de 2008.  La recepción del trabajo a texto completo el 20 de junio de 2008.  Bajo ningún concepto se aceptarán trabajos más allá del plazo previsto y las fechas límites de presentación no serán postergadas. El  5 de julio de 2008, se notificará la aceptación o no del trabajo presentado. 

d)  El original deberá ser enviado como archivo adjunto

Artículo 16: Los trabajos recibidos  serán entregados a la Comisión Evaluadora para su procesamiento, éstos deberán adecuarse estrictamente a los temas propuestos: si no se ajustaren a las condiciones señaladas en las normas que se establecen en el presente reglamento, serán devueltos a sus autores pudiendo ser presentados nuevamente del 21 al 31 de julio en los plazos establecidos. En caso de no limitarse a las mencionadas condiciones por segunda vez, serán devueltos definitivamente.

Artículo 17: La Comisión Evaluadora comunicará la aprobación final para la  presentación de los trabajos  en la Convención el 19 de julio 2008.

INVERSION

Artículo 18: La inversión de inscripción y participación en la II Convención se detalla a continuación:

FORMAS DE PAGO

Artículo 19: El pago de la inscripción se podrá realizar de  siguiente forma:

Transferencia  Bancaria a una de las siguientes cuentas a nombre de la Universidad del Quindío.

Banco  Bogotá Cuenta Corriente No. 138-15656-7   (cuenta Internacional)
Banco Davivienda Cuenta Corriente No. 079-99001-6 (cuenta nacional)
En euros o dólares a través de:

RECUERDE que el único soporte valido es el recibo de consignación con el sello del banco, el cual debe ser enviado al correo electrónico del evento convencionarchivos2008@uniquindio.edu.co, de igual manera se recomienda conservar el original y presentarlo en el momento de la acreditación.

Artículo 20: Cualquier divergencia que pudiera suscitarse respecto de la interpretación y/o aplicación de las disposiciones contenidas en el presente reglamento será resuelta por la Comisión Organizadora, quien decidirá en última instancia.

PUBLICACION

Artículo 21: Publíquese y dése a conocer a todos los potenciales participantes de la II Convención Internacional de Archivistas, a través de la Página Web de la misma. El presente rige a los 29 días del mes de febrero de 2008, en la ciudad de Armenia, Departamento del Quindío, República de Colombia.